iMAT - logistiikkajärjestelmässä rahoituksen vastaava organisaatio, kehitystyö jatkuu edelleen

iMAT – ( Internet Used ) Modular Application for Transporation

iMAT on sovellus kuljetus- ja huolinta-alan ammattilaisille. Sovelluksessa tieto tallennetaan yhdelle palvelimelle, mistä käsin sitä voidaan käyttää useilla eri tavoilla. Järkevin ja taloudellisin tapa käyttää iMAT’tia on kuitenkin Internet. iMAT onkin kehitetty alusta alkaen kaikilta ominaisuuksiltaan selaimen päällä käytettäväksi.

iMAT’tiin voidaan helposti varata pääsy myös asiakasta varten, tällöin asiakas saa esimerkiksi tiedon siitä, missä varastossa hänen tavaransa ovat tai koska tavara on lähtenyt Singaporesta laivalla kohden Helsinkiä.

iMAT on vuodesta 1995 alkaen käytössä ollut sovellus, jota on kehitetty asiakkaan liiketoimintojen monipuolistuessa ja tietotekniikan kehittyessä.

Sovellusympäristö

iMAT on ohjelmoitu uusimmalla Oraclen SQL-tietokanta työkalulla. Sovellus on testattu käyttäen Microsoftin Explorer 5.0 –versiota tai uudempaa. Myös Netscape ja Opera toimivat. Vanhempia selainversioita voidaan käyttää, mutta joidenkin toimintojen kohdalla saattaa tulla ongelmia.

Sovellus voidaan asentaa omaan Oracle Serveriin tai sitä voidaan ajaa vuokrapalvelimella. Palvelin voidaan asiakkaan toiveiden mukaan hostata kokonaisuudessaan, tällöin asiakkaan ei tarvitse murehtia varmistuksista, tietokannan huollosta tai levytilasta.

Perustiedot/perusrekisterit

Alihankkijat ja alihankkijaryhmät; rekisteri alihankkijoista. Ohjelmaan voidaan tallentaa alihankkijoittain yksilöidyt perushinnat ja erityishinnat jopa reiteittäin. Alihankkijoita ovat myös muut logistiseen ketjuun kuuluvat toimijat.

Asiakas ja asiakasryhmä; asiakkaista ylläpidettävä rekisteri. Asiakasrekisteristä voidaan saada selville asiakkaittain asiakkaan erityishinnat yleensä ja kohdistettuna eri reiteille.

Henkilöstö; yrityksen oman henkilökunnan tiedot.

Juhlapyhät, eri kohdemaihin liittyvien juhlapyhien rekisteri. Tiedot tulevat näkyviin esimerkiksi tilauksen tekovaiheessa.

Kaupungit, kohdemaiden kaupungit

Kuljettajat, rekisteri kumipyöriä ajavista rekkakuskeista

Kulukoodit ja toimialakoodit; kohdentajia, joilla lasketaan kertymiä raportoinnissa. Kulukoodit ovat globaaleja kertymisen tarkentajia. Yksi kulukoodi voi kuulua useampaan toimialakoodiin. Esimerkiksi kulukoodi tullauspaperien kirjoitus voi kuulua toimialakoodeista esimerkiksi rekkahuolintaan tai laivahuolintaan

Kustannuspaikat; yrityksen lähinnä taloushallintoon liittyvät kustannuspaikat (lukumäärä ei rajattu)

Lähettäjä, tavaran lähettäjistä koottu rekisteri

Maat, kuljetuksen kohdemaan erityistietoja

Omat tiedot; yrityksen omat, esimerkiksi tulosteisiin siirtyvät tiedot

Perävaunut; käytettävistä perävaunuista kerätään spesifistä tietoa perävaunun ominaisuuksien mukaan. Kerättävä tieto liittyy vaunun ulkoisiin mittoihin ja akselitietoihin, omistajatietoihin jne.

Reitti, eri lähtökaupunkien ja kohdekaupunkien ja kauttakulkupaikan mukaan rakentuva verkostorekisteri

Rekat ja rekkaryhmät; rekkoihin liittyvä rekisteri sisältää rekkoihin liittyvää perustietoa, mutta myös kuljettajatietoja. Tiettyyn rekkaan liitetään usein tietyt kuljettajat ja näiden varakuljettajat. Rekat voivat kuulua useille eri alihankkijalle tai olla omassa tai kumppanin omistuksessa.

Satama, satamien perustietorekisteri

Satamaoperaattorit; perustiedot satamaoperaattoreista

Tapahtumat ja tapahtumaryhmät; liittyvät tilaukseen kokonaisuudessaan. Logistisessa ketjussa on useita erilaisia tapahtumia, joita asiakkaan puolesta tehdään ja joista laskutetaan. Tämä rekisteri kokoaa nämä tapahtumat. Yksi tapahtuma käsittää tiedon siitä, mihin tapahtumaryhmään se kuuluu, mikä on tapahtuman nimi (esimerkiksi puhelinsoitto) ja tapahtuman hinta. Tapahtumaryhmiä voivat olla esimerkiksi laivanvarustus, rekkahuolinta, tullaus tai varastointi.

Tavaratyypit; kuljetettavien tavaroiden nimikkeet

TirCarnet, rekisteri myönnetyistä TirCarnet –luvista

Toimialakoodit; sisältää rekisterin toimialoista kuten rahtaus, huolinta, varastointi jne.

Tullauksen valikot; nimikkeitä, joita tullauksessa käytetään

Tullikoodit (tullitariffi), rekisteri tullin koodeista ja nimikkeistä (valmis rekisteri), 17800 nimikettä. Päivittyvät sähköisesti.

Tullipaperit, rekisteriin tallennetaan tieto siitä, mitä papereita tarvitaan rajan ylitykseen. Erityisesti rekkahuolintaan liittyvä rekisteri.

Valuutta (kaksi eri valuuttaa, kaupalliset valuutat ja tullin valuutat, päivittyvät sähköisesti ja tallentuvat myöhempää tarkastelua varten)
Varastointiyritykset; rekisteri yrityksistä, jotka varastoivat

Varastot; järjestelmässä on moniasiakaspohjainen monivarastojärjestelmä, jossa varastot voivat olla useamman omistajan varastoja. Jokaisesta varastosta seurataan tavaraa asiakkaittain tuotteittain (asiakas/tuote/tilaus –seuranta). Järjestelmästä saadaan selville esimerkiksi se, koska asiakkaan joku tuote on mennyt jonnekin varastoon. Varastotapahtumat ovat laskutuskelpoista työtä.

Varastotapahtumat, rekisteri varastossa tapahtuvista, mahdollisesti laskutettavista tapahtumista

Vastaanottajat, tavaran vastaanottajista koottu rekisteri

Toiminnot

Tarjoukset; ikkunassa tehdään tarjous. Toimenpide voi perustua esimerkiksi aiemmalle tilaukselle. Järjestelmä tulostaa yleisen tarjouspohjan, jossa on kansilehti ja varsinaiset tarjousrivit liitteenä. Kansilehti käsittää yleiset tarjoukseen liittyvät tiedot. Tarjoukset tallentuvat tietokannaksi, josta lepäämään jäänyt tarjous voidaan aktivoida käyttöön uudelleen. Tarjoukset perustuvat siihen, että eri kuljetusmuodoilla on samantapaisia toimintoja, joten samaan tarjoukseenkin voi sisältyä kuljetus eri kuljetusmuodoilla ja kuljetukseen liittyvä huolinta. Hyväksytty tarjous muuttuu tilaukseksi.

Tarjousgeneraattori ja myyntireskontra ovat synkronissa; jos asiakas on tarjouskiellossa, siitä varoitetaan.

Tilaus; ohjelman käytetyin ikkuna, koko logistisen ketjun tärkein paikka. Tilaus –ikkuna käsittää pääikkunan, josta käsin täydennetään seuraavia kuljetukseen liittyviä osa-alueita:

  • rekkoihin liittyvä logistiikka
  • laivoihin liittyvä logistiikka
  • varastointiin liittyvä logistiikka
  • junarahtiin liittyvä logistiikka
  • rahat
  • tullaukseen liittyvät asiat
  • huolintaan liittyvät asiat
  • tulostamiseen liittyvät asiat, tilauksen yhteydestä saadaan tulostettavaksi mm. seuraavat dokumentit:
  • pakkalista
    • CMR
    • Yellow
    • Terminal
    • TIR
    • IM1-7
    • EX1-4
    • BOL
    • T5
    • AVIISI
    • VR:n yhdysliikenneasiakirja
    • FIATA
    • NL-paluu
    • suomalainen rahtikirja
    • lentorahtikirja.

Koko ohjelman logiikan taustalla on tilausnumero, jonka yhteyteen kerrytetään tilaukseen kuuluvia tapahtumia. Tilausten toteutumista, tilauksen kulkua, rahatapahtumien toteutumista jne seurataan tilausnumeron perusteella.

Tilauksen hinnoittelu voi perustua normaalihintoihin tai asiakaskohtaisiin hintoihin. Asiakaskohtaiset hinnat voivat mennä jopa tietyn yksittäisen keikan tasolle. Vastaavasti kulupuolella hinnoittelu ulottuu peruskuluissa aina alihankkijan kanssa sovittuun tietyn keikan erilaiseen hintaan. Kun huolitsija on hyväksynyt keikan tuotot ja kulut, saadaan keikan selville yksittäisen keikan katteet.

Tehdyt tilaukset voidaan kopioida yhdellä painalluksella, jolloin uutta esimerkiksi tarjoukseksi tulostettavaa tilausta ei tarvitse kirjoittaa kymmenine detaljeineen uudelleen.

Junahuolintaan liittyvät:

Edi –sanomat; menetelmä:

Edin lähettää sanomanlähettäjä, esimerkiksi VR välittäjälle (IOCORE). Välittäjä toimittaa EDI-sanoman sähköisesti palveluntarvitsijalle (ftp). Ohjelma hakee palveluntarvitsijan tiedot automaattisesti järjestelmään. Edi-sanoma löytyy tietokannasta uutena sanomana. Sanomia seurataan esimerkiksi logiikalla asiakas/tuote/kuukausi. Edi-sanoman junanvaunusta –komennolla päästään varastoon, jonne tavarat voidaan sähköisesti ”purkaa”. Ikkunassa kootaan junittain tapahtumat.

Edi, sanomien rivitiedot; sisältää järjestelmään automaattisesti luetuista Edi-sanomista kertyneet tietodetaljit myöhempää tarkastelua tai erityistä raportointia varten.

Laivahuolintaan liittyvät:

Laivavaraukset; ikkunassa päästään varaamaan yhteen laivaan tehtävät tilavaraukset (varausnumero, palveltava asiakas ja asiakkaan hinnoittelu, laivaaja ja vastaanottaja).

Varastointiin liittyvät:

Varastointi; monivarastointiominaisuudet sisältävässä ohjelmassa laskutettavat varastoulottuvuudet ovat mm. painoon ja tilavuuteen perustuvia ulottuvuuksia. Varastointi voidaan tehdä joko menemällä varastointi –ikkunaan tai tilaus-ikkunan kautta. Varastot voivat olla eri tarkoituksiin tehtyjä varastoja, tullivarastoja, konttivarastoja ja perinteisiä varastoja.

Varastointi, sisäinen siirto; komennolla siirretään varastosta toiseen tavaraa sisäisesti.

Muita toimintoja:

Kalustonseuranta (kuinka monta autoa ja missä kunnossa missäkin varikolla)

Kaluston status (ja kalustonseuranta OK), ikkunat näyttävät lähinnä rekkoihin liittyvän kaluston kunnon ja sijainnin.

Starttilista; erityisesti rekkaliikenteeseen liittyvä ikkuna. Ikkunasta nähdään sekä historiassa että futuurissa kaluston varaustilanne ja esimerkiksi keikkojen todennäköisyydet.

Raportit ja kootut tulosteet

Ohjelmaan on kerätty tärkeimmät logistiikkayhtiön raportit ja tulosteet. Järjestelmästä on helppo kehittää erilaisia lisätulosteita ja raportteja tarpeen mukaan. Järjestelmästä saadaan siirrettyä tiedot leikepöydän kautta esimerkiksi taulukkolaskentaan, jos käyttäjä haluaa muokata tietoja edelleen esimerkiksi esitystä varten.
Raportteihin kerätään tietoja kuljetustavoittain rahamääräisesti ja kuljetusten ja toimenpiteiden lukumäärien perusteella ja volyymeittäin. Raportteja voidaankin muokata ja lisätä tarpeen mukaan, esimerkiksi seuraavantyyppiset raportit ovat mahdollisia:

  • Erilaiseen jäljitykseen liittyvät raportit (missä kontti menee, missä kuljetusväline menee, missä tavaraerä kulkee jne)
  • Tuottoihin ja kuluihin liittyvät /asiakas/keikka/myyjä/ketjutyyppi jne.
  • Massoihin liittyvät /kilot, kilometrit, kuutiot
  • Mukana kuljetusväline, asiakas, asiakasryhmä, aikajakso, tuote, tuoteryhmä, keikkamyyjä, alihankkija jne jne
  • Varastomäärät, varastotilanne tuotteittain, missä varastossa mikäkin erä on, millä tullut, millä lähtenyt, mistä erästä tullut, kuinka jakautunut eteenpäin, koska tullut varastoon, kuinka kauan ollut varastossa, varastotilanne asiakkaittain

Vakioraportit ja tulosteet nyt:

  • Cargo Manifest ; lastiluettelo, näkyy vain tavarat
  • Export Loading list; vientirahtikirja/purkulista
  • Freight Manifest; lastiluettelo, näkyy myös kustannukset
  • Huolinnat/vuosi (kappalemäärät huolintojen määrästä viikoittain nimettyjen huolitsijoiden mukaan)
  • Junakuljetus/asiakas/kg/ vko ja vuosi, raportissa tarkastellaan asiakkaittain viikoittain huolittujen kilojen määrää.
  • Junan rajanylitykset vko, kk ja vuosi- Kuljetukset/vuosi, raportissa tarkastellaan kuljetusvälineittäin kuljetusten lukumäärää viikon tarkkuudella vuoden kertymäjaksossa.
  • Kulukoodikertymät / vuosi, raportissa tarkastellaan kulukoodikertymiä sovitussa aikajaksossa.
  • Laivakuljetus / asiakas/kg/viikko ja vuosi
  • kuten vastaava raportti junahuolinnassa
  • Laivaukset/vuosi
  • kuten vastaava raportti- Laskutus/ kp / viikko
  • Rahtarit / Viikko ja vuosi
  • Tilaukset/viikko, vuosi
  • Tullaukset/vuosi- Varastoinnit/vuosi- Varastolista
    • Cargo Movement
    • Orders Shipped
    • Arrested Starts
    • Freight Income Report

Asiakasraportit (esimerkki)

Asiakas pääsee kytkeytymään järjestelmään suojatusti Internetin välityksellä saatuaan ensin käyttäjätunnuksen ja salasanan. Asiakas pääsee tutkimaan esimerkiksi omia tietojaan (asiakas); asiakkaan ja organisaation kanssa sovittuja perushintoja ja erikoissopimukseen perustuvia reittihintoja; varastotilannetta (missä varastossa ja kuinka paljon asiakkaan tavarat on säilytettävänä) Lisäksi asiakas pääsee tutkimaan, missä hänen kuljetettavaksi annettu tilauksensa kulkee.

Laskutus

Järjestelmään kuuluu erikoissopimuksesta laskutusosio. Ostolaskussa kirjataan laskun yläosa ja tehdään laskuun kuuluvat rivitiedot. Kun riville on määritetty tilausnumero, siirretään kulut tilausnumeron perusteella ko. tilauksen rahariveille. Huolitsija kirjaa rivit. Näin tilauksen kulut kertyvät oikealle tilaukselle.

Myyntilaskun tekeminen perustuu tilauksen täyttämiseen. Ohjelma etsii automaattisesti tilausrekisterissä olevat laskuttamattomat raharivit, ja jos huolitsija on antanut laskutusluvan, tekee näistä riveistä automaattisesti laskun. Laskujen tulostuksen jälkeen tiedot siirtyvät (esimerkiksi Wintimeen) laskutusohjelmaan eräajona. Varsinainen laskutusohjelma huolehtii reskontrasta.

Laskuarkisto ja ostolaskuarkisto sisältävät laskujen historiatiedot.